De archivaris bekijkt of er inderdaad een dossier is over de betreffende persoon. Als dit niet zo is dan wordt dat gemeld; als het wel zo is, stuurt hij de aanvrager een briefje met de regels van het inzagerecht. Meestal duurt dit zo’n twee tot drie weken.

Er mag niets van de inhoud van het dossier meegenomen of gekopieerd worden. Er mogen wel gegevens overgeschreven worden. Een en ander is bedoeld om niet alleen de privacy van de betrokkene maar ook van directe verwanten te beschermen.